Ausschreibung logistischer Dienstleistungen

Die Ausschreibung komplexer logistischer Prozesse stellt eine herausfordernde Aufgabe für das Management dar, die möglicherweise externer Unterstützung bedarf. Sie zerfällt in neun Teilschritte und sollte mit einem Zeitaufwand bis zur Umstellung von einem halben bis zwei Jahren angesetzt werden.

1. Zusammenstellen der vorhandenen und möglicherweise zu verwendenden Ressourcen sowie aller notwendigen Daten, um dem anbietenden Dienstleister und den hausinternen Leistungsbeziehern!-bezahlern eine detaillierte und realitätsnahe Kostenkalkulation zu ermöglichen.
2. Vorbereiten der Ausschreibungsunterlagen: Fragebögen zur Selbstauskunft des Dienstleisters und Beschreibung des zu verlagernden (Teil-)Prozesses im Rahmen eines Grobpflichtenheftes.
3. Identifizieren der in Frage kommenden Dienstleister durch eigene Kenntnis oder externe Empfehlung, Durchsicht der Fachpresse oder Verbandsanfragen. Hierbei sollte bereits die Grundausrichtung der Auswahlkriterien für den Gesamtprozeßsichtbar werden. Die identifizierten Anbieter erhalten ein erklärendes Anschreiben, welches bereits die Prinzipien und Kriterien der Auswahl sowie die gestalterischen Freiheitgrade umschreiben sollte, einen Fragebogen zur Selbstauskunft sowie das Grobpflichtenheft. Vorauswahl der Anbieter anhand des Rücklaufs innerhalb der festgesetzten Frist. Die übersandten Unterlagen des Anbieters sollen erkennen lassen: (1) sein Interesse durch klare Bezugnahme auf den Ausschreibungsgegenstand und die ausdrückliche Bereitschaft an einer detaillierten Angebotserstellung, (2) seine Kompetenz durch Nennung von Referenzen und Auflistung bereits vorhandener Ressourcen in Know-how und Infrastruktur.
4. Ausarbeiten und Versand des Feinpflichtenheft an die ausgewählten Dienstleister: 
   • 1 Zielsetzung und Vertragsgegenstand
   • 2 Abwicklung und Leistungsstandards, Sondertätigkeiten
   • 3 Leergut und Hilfsmittelabwertung
   • 4 Referenzen und Wettbewerbsbestimmungen
   • 5 Vergütung
   • 6 Abrechnung
   • 7 Haftungsregelungen/Behandlung von Reklamationen
   • 8 Vertragsdauer
   • 9 Überlassung von Fahrzeugen und Personal
   • 10 Besonderheiten
5. Zwischeninformation des Anbieters: Während der Angebotserstellung flur einen komplexen logistischen (Teil-)Prozeß werden Nachfragen seitens der Anbieter auftreten. Diese müssen so beantwortet werden, daß die Fairness des Ausschreibungsprozesses unter allen Umständen gewahrt bleibt. Ohne auf die Praktiken einer Verwaltungsbehörde zurückzugreifen sind hier dennoch wettbewerbs aber auch vertragsrechtliche Gesicht-punkte zu beachten. In vielen Fällen kann dies durch Verteilung der weitergehenden Information zeitgleich an den vollständigen Anbieterkreis geschehen. In jedem Fall differenzieren die Anbieter sich schon deutlich durch die Art und den Gegenstand ihrer Nachfrage. Gegen allzu nachlässige Bearbeitung der Ausschreibungsunterlagen läßt sich durch den Einbau von bewußten Widersprüchen und (Rechen-)fehler vorbeugen (Soll-Auslösestellen für Nachfragen). Auf eine strikte Einhaltung der Angebotsfrist ist zu achten.
6. Auswertung und erste Verhandlungsrunde: In einer ersten Auswertung ist vor allem auf die Sinnhaftigkeit und Stringenz der konzeptionellen Lösung, die Nachvollziehbarkeit und Transparenz der Kalkulation, insbesondere der Eckdaten und die Einhaltung des gesamten Anforderungsprofils, die Identifzierung und klare Bezugnahme auf die kosten- und servicetreibenden Faktoren, zu achten. Ziel der Verhandlungsstrategie für die erste Runde mit den verbleibenden Anbietern ist es in erster Linie (1) das beiderseitige, klare Verständnis von Ausschreibung und Angebot sicherzustellen und offene Fragen zu identifizieren und ggf zu beantworten, (2) die Beschäftigung des Anbieters mit der Aufgabenstellung zu qualifizieren sowie seine wirkliche Leistungsfähigkeit zu verifizieren, (3) den Anbieter mit gelungenen Teillösungen seiner Konkurrenten zu konfrontieren, soweit es der Vertrauensschutz zuläßt, Ziele flur eine Nachbesserung des Angebots auszuloben.
7. Zweite Verhandlungsrunde: Ziele einer zweiten Verhandlungsrunde sind (1) die Überzeugung beider Parteien herzustellen, daß alle Details in einem für den Vertragsabschluß notwendigen Ausmaß verstanden und berücksichtigt sind, (2) Sensitivität und Robustheitstoleranzen bei Veränderung wichtiger Eckdaten klar hervortreten lassen, (3) die Überprüfung, daß alle kosten- und qualitätsrelevanten Faktoren ausgeschöpft sind, das klare Verständnis, wie Schnittstellen und Verantwortlichkeiten zwischen beiden Parteien inhaltlich und personell besetzt sind, (4) die Meilensteine zur Detailplanung und Umsetzung zeitlich, inhaltlich, kosten- und verantwortungsmäßig .feststehen (ggf. mit Vertragsstrafen bei Uberschreitung), (5) welche Schritte noch bis zur einem erfolgreichem Vertragsabschluß geleistet werden müssen.
8. Vertragsabschluß und eindeutige Zielfestschreibung: Kernpunkt ist eine dynamische Zielfestschreibung, die nicht nur eine Preisstellung nach heutiger Struktur beinhalten soll, sondern auch eine stabile Fortschreibung ohne extensive Neuverhandlung erlaubt, d. h. relative Elastizität gegenüber allgemeinen Preissteigerungen oder Veränderungen in der Abwicklungsstruktur oder wesentlichen Eckdaten wie auch einer fairen Verteilung von zu erzielenden Produktivitätsfortschritten. Um dies zu erreichen, bedarf es einer aktivitätsbasierten Preisstellung immer dann, wenn es keinen einfach ermittelbaren Marktpreis für die Gesamtleistung gibt. - Die Verpflichtung zu Produktivitätsfortschritten wie auch die Festlegung weniger, aber aussagekräftiger Kennzahlen („key performance indicators"), sollte ebenso ein mit untemehmerischer Verantwortung wie mit juristischer Sorgfalt ausgestalteter Vertragsgegenstand sein, wie eine der gegenseitigen Abhängigkeit in sinnvoller Weise Rechnung tragende Kündigungsregel.
9. Die langfristige Sicherung einer Lieferantenbeziehung wird jedoch nicht durch ausgeklügelte Verträge garantiert, sondern von einem Geist des Vertrauens auf vier Grundsätzen, welche auf einer Seite in Form einer Präambel formuliert werden können. Sind alle vier dauerhaft erfüllt, kann es keinen Grund zu einem Wechsel in der Beziehung geben. Deshalb sollte bei bedeutenden Projekten in dieser Phase der Fremdvergabe mehr Zeit der Herausarbeitung der Inhalte dieser präambelartigen Absichtserklärung als der Erstellung feingesponnener juristischer Texte oder dem Fingerhakeln um den besseren Vertragstext gewidmet werden . Hier ist ausschließlich das Führungsmanagement gefordert und nicht der Fracht- oder Zentraleinkäufer.